Tous les documents figurant dans les catalogues et les bases de données sont décrits à l'aide d'un vocabulaire contrôlé et d'une classification décimale. Cette description, aussi appelée indexation, caractérise un document à l'aide d'une liste de termes validés dite « listes d'autorité ». Ces listes forment des langages documentaires qui ont pour fonction de caractériser le contenu du document, c'est-à-dire de le décrire.

• L'indexation

  Le document livre est analysé et à l'issue de cette analyse son contenu est décrit à l'aide de « mots clés »  ou de « descripteurs » fournis par une liste normalisée de termes, c'est le thésaurus  qui sert à décrire le contenu intellectuel du livre.

• La liste d'autorité

  La liste d'autorité est un outil qui permet de mettre en relation les différents « mots clés » et permet donc de préciser sa recherche et de progresser dans le traitement d'une question. Le Répertoire d'autorité matière encyclopédique et alphabétique unifié (RAMEAU) est la liste d'autorité construite par la BNF (Bibliothèque Nationale de France) et utilisée par les bibliothèques universitaires. Ce répertoire évolue au fur et à mesure des propositions des bibliothécaires. Ces informations figurent dans le champ « Sujets ».

  Exemple : Le vocabulaire contrôlé RAMEAU proposera « Guadeloupe ? politique et gouvernement » plutôt que « Histoire politique - Guadeloupe ».

• La classification décimale Dewey

  Ce classement est un découpage numérique du savoir en 10 grandes classes, il sert à repérer les documents en rayon et est employé dans la plupart des bibliothèques universitaires. La classification, qui va du général au particulier, exprime le contenu de l'ouvrage. Les classifications permettent de rassembler les documents sur un même sujet ou un même domaine.

  Exemples

  • 330 = l'économie

  • 330.1 = les systèmes et les théories

  • 331 = l'économie du travail

  • 331.11 = les travailleurs et le monde du travail etc...