1. Le document : définition et fonctions
1.1 Qu'est-ce qu'un document ?
Avec l'apparition de nouveaux médias, le document est défini comme un "ensemble formé par un support et une information, généralement enregistré de façon permanente, et tel qu'il puisse être lu par l'homme et la machine." (Définition de l'Organisation Internationale de Normalisation).
Cinq éléments sont indispensables pour définir un document :
- l'objet « document » contient des informations
- les informations sont structurées de manières lisible par un homme ou une machine
- il repose sur un support transportable, reproductible, relativement stable
- il a une finalité
- il est fini en terme de contenu
(Définition de R. Escarpit)
Pour avoir une bonne compréhension des documents de la bibliothèque, distinguez deux notions :
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Le support désigne l'aspect matériel du document
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L'information est une partie de la connaissance destinée à être conservée, traitée ou communiquée
Le document regroupe donc l'information et son support.
Ce document est un DVD (le support) qui traite des étapes de la découverte des rapports entre la terre et la vie (l'information)
1.2 A quoi sert un document ?
Le document a deux fonctions principales :
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La conservation de l'information : le document est une trace de l'activité du travail d'une personne ou d'un organisme. Il constitue, de manière provisoire ou définitive, un référent qui supplée la mémoire de l'homme. Dans certains cas, il joue le rôle de preuve.
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La communication de l'information : le document contribue à la diffusion du savoir humain, à l'apprentissage et à la découverte. Il fait connaître le point de vue d'un auteur à partir duquel émergeront d'autres points de vue.
Ces deux fonctions du document définissent la finalité des différents centres de ressources documentaires auquel vous aurez recours.
La communication de l'information est le but que poursuit votre bibliothèque universitaire à travers l'offre de connaissances de niveau universitaire toujours réactualisées.
La conservation de l'information est la préoccupation du centre de documentation des archives départementales qui rassemble et met éventuellement à disposition les documents d'archives des administrations locales de l'Etat, des communes et des notaires.
